สรุปรายงานหน้าชั้น

บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศการสื่อสารและการจัดการทั่วไป
บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในสำนักงานอัตโนมัติ
1. ลักษณะงานสำนักงานทั่วไป งานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน อาจจำแนกได้ดังนี้ 1.1 งานรับข้อมูลและสารสนเทศ 1.2 การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ 1.3 การประมวลผลข้อมูล 1.4 การจัดทำเอกสารธุรกิจ 1.5 การสื่อสารข้อมูลและเอกสารธุรกิจ2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศ ระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการสื่อสาร1. การสื่อสารทั่วไปในสำนักงาน การสื่อสาร หมายถึง การสื่อข้อความระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยปกติเป็นการใช้ภาษาเพื่อการสื่อสารระหว่างมนุษย์ รวมถึงการสนทนาในรูปแบบต่างๆ การใช้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งในปัจจุบันสื่อดังกล่าวทำงานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ 2. บทบาทของการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน 2.1 การเชื่อมโยงการทำงานของผู้บริหารและพนักงาน 2.2 การเชื่อมโยงสำนักงานกับหน่วยงานภายนอก 2.3 การประชาสัมพันธ์ 2.4 การช่วยค้นหาข้อมูลข่าวสาร3. เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน 3.1 การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ทำการแปลงสัญญาณที่รับ และประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้ 3.1.1 การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง 3.1.2 การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม 3.1.3 การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสาร 3.2 เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น
4. การนำอินเทอร์เน็ตไปใช้ในสำนักงาน 4.1 การประชาสัมพันธ์ 4.2 การสื่อสาร 4.3 การทำงานทางไกล บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการทั่วไป1. บทบาทต่อการจัดการทั่วไป การจำแนกบทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการบริหารจัดการทั่วไป อาจทำได้หลายประเด็น 1.1 คุณภาพของการจัดการ - การวางแผน - การจัดองค์การและการจัดการบุคลากร - การบริหารงบประมาณ - การบริหารงานโครงการ - การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงาน - การทำรายงาน 1.2 คุณภาพของผู้บริหาร บทบาทของผู้บริหารอาจแบ่งได้เป็น 3 ด้าน - การประสานงาน - สารสนเทศ - การตัดสินใจ 1.3 การทำงานเป็นทีม 1.4 การทำงานทางไกล ด้วยเครื่องมือการสื่อสารที่ทันสมัยและเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายทำให้ผู้ทำงานสามารถที่จะทำงานได้ต่างสถานที่ และเสมือนว่าได้ทำงานในสำนักงานเดียวกัน - ประโยชน์ ช่วยลดปัญหาด้านบุคลากร พื้นที่ใช้งานในหน่วยงาน และปัญหาสังคม - ปัญหา บุคลากรอาจลดความสัมพันธ์ระหว่างกัน ในด้านหน่วยงานอาจไม่มีความพร้อมในการประชุม ผลประกอบการไม่ได้ดังหวัง เป็นต้น2. ข้อควรพิจารณาในการปรับเปลี่ยนสำนักงานมาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ 2.1 ด้านความมุ่งมั่นที่จะดำเนินการแก้ไขปรับปรุงตนเอง 2.2 ด้านความพร้อมในการปรับปรุงตนเอง 2.3 การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่ 2.4 การสร้างแนวคิดในการปรับปรุงตนเอง 2.5 การติดตาม การประเมินผล และการแก้ไข
การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติ การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติในระดับบุคคล1. ประเภทของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติในระดับบุคคล เมนชิง (Mensching 1991) แบ่งระดับผู้ใช้คอมพิวเตอร์เป็น 4 ระดับ ประเภทผู้ใช้ คำอธิบาย ผู้ใช้โดยตรง เขียนโปรแกรมและวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์และเครื่องมือช่วยสร้างโปรแกรม ผู้ใช้โดยอ้อม ใช้สารสนเทศที่สร้างจากสารสนเทศ แต่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ หรือทำงานเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์โดยตรง ผู้ใช้โดยไม่เขียนโปรแกรม มีปฏิสัมพันธ์กับระบบด้วยการบันทึกข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์และผลลัพธ์จากระบบ นักคอมพิวเตอร์อาชีพ เป็นผู้เชี่ยวชาญในการวิเคราะห์ออกแบบระบบ และเขียนโปรแกรม2. เครื่องมือที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ 2.1 เครื่องมือประมวลผลข้อความ เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร 2.2 เครื่องมือประมวลผลข้อมูล เช่น โปรแกรมสถิติ ฐานข้อมูล เครื่องคิดเลข 2.3 เครื่องมือกราฟิก เช่น เครื่องอ่านพิกัด เครื่องพลอตเตอร์ 2.4 เครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรสาร โทรศัพท์ 2.5 เครื่องมือประมวลผลภาพกราฟิก เช่น ระบบค้นคืนสารสนเทศ จานบันทึกด้วยแสง 2.6 เครื่องมือบริหารเวลา เช่น ระบบรายชื่อ ระบบเตือนความจำ 2.7 เครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ เช่น ส่วนต่อประสานภาษาธรรมชาติ ระบบพูดโต้ตอบ 2.8 เครื่องมือสนับสนุนสมรรถนะการทำงาน เช่น ระบบช่วยเหลือแบบออนไลน์ ระบบฝึกอบรมด้วยคอมพิวเตอร์ การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติในระดับกลุ่ม1. การสร้างกลุ่มงานในสำนักงาน 1.1 เงื่อนไข - ปริมาณและคุณภาพ - ประสบการณ์ - กระบวนการทางสังคม 1.2 ปัจจัย - ความพยายาม - ทักษะ - กลยุทธ์ 1.3 ลักษณะกลุ่มงาน - ความเชี่ยวชาญ - ขนาดของกลุ่ม - การสื่อสาร - ความสมดุล2. กรุ๊ปแวร์ 2.1 ความหมายของกรุ๊ปแวร์ ระบบกลุ่มงาน เป็นซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่มของผู้ปฎิบัติงานซึ่งใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่าย 2.2 หน้าที่หลักของซอฟต์แวร์กรุ๊ปแวร์ - การแบ่งกันใช้สารสนเทศ - การเขียนเอกสาร - การจัดการข่าวสาร - การประชุมทางคอมพิวเตอร์ - การจัดทำตารางนัดหมายกลุ่ม - การจัดการโครงการ - การสนับสนุนการสร้างทีมงาน3. ข้อควรพิจารณาในการนำกรุ๊ปแวร์มาใช้ให้ประสบความสำเร็จ 3.1 การคัดเลือกซอฟต์แวร์ 3.2 การฝึกอบรม 3.3 การปรับเปลี่ยนวัฒนธรรม การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติในระดับองค์การ1. วัตถุประสงค์ในการใช้คอมพิวเตอร์เชื่อมโยงระหว่างสำนักงาน 1.1 เพื่อการสื่อสารมีประสิทธิภาพ 1.2 การแลกเปลี่ยนข้อมูลมีมากขึ้น 1.3 การประสานงานระหว่างกันดีขึ้น 1.4 การลดค่าใช้จ่ายในงานเอกสาร 1.5 การเพิ่มสมรรถนะของพนักงาน 1.6 การติดตามสถานภาพการทำงาน2. ระบบอินทราเน็ต ระบบเครือข่ายภายในสำนักงานที่จัดทำขึ้นด้วยเทคโนโลยีเดียวกับอินเทอร์เน็ต เพื่อเป็นตัวกลางสำหรับส่งข้อมูล เพื่อเชื่อมโยงข้อความในเอกสารไปยังหน่วยงานต่างๆ ผู้ใช้จะเข้าทำงานในระบบโดยการใช้หมายเลขผู้ใช้และรหัสผ่านของแต่ละบุคคลติดต่อกับระบบ3. ระบบเอกซ์ทราเน็ต ระบบเครือข่ายที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ ซึ่งอาจเป็นพันธมิตรทางการค้าหรือลูกค้า เพื่อทำธุรกรรม หรือติดต่อสื่อสารระหว่างกัน โดยเฉพาะการสื่อสารด้วยเอกสารธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์

ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในสำนักงาน1. ปัจจัยที่ทำให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลในสำนักงาน ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบคือ
1.1 คน ในที่นี้มี 2 กลุ่ม คือ
-พนักงานของหน่วยงานที่ไม่เจตนาทำความเสียหายแก่ข้อมูล
-พนักงานของหน่วยงานที่เจตนาทำความเสียหายแก่ข้อมูล
1.2 ฮาร์ดแวร์
1.3 ซอฟต์แวร์
1.4 ไวรัสคอมพิวเตอร์
1.5 ภัยธรรมชาติ
2. รูปแบบของการก่ออาชญากรรมคอมพิวเตอร์ที่สร้างความเสียหายแก่ข้อมูล ได้แก่
2.1 ดาต้าดิดดลิ่ง (data diddling) เป็นการปลอมแปลงเอกสารหรือปรับเปลี่ยนข้อมูลเพื่อหาประโยชน์ใส่ตัว 2.2 ม้าโทรจัน (trojan horse) เป็นการทำอาชญากรรมโดยผู้ที่ได้รับความเสียหายไม่รู้ตัว เช่น การดักขโมยรหัสเพื่อผ่านเข้าไปใช้คอมพิวเตอร์ นำไปใช้ประโยน์ในภายหลัง
2.3 การโจมตีแบบซาลามิ (salami attack) เป็นการนำเศษเงินที่เป็นทศนิยมมารวมเป็นก้อนโต
2.4 แทรปดอร์ (trapdoor) หรือ แบคดอร์ (backdoor) เป็นจุดที่เป็นความลับในโปรแกรมที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อเข้าสู่โปรแกรมหรือโมดูลได้โดยตรง จึงเป็นช่องโหว่ในการทุจริตได้
2.5 การสงครามแบบอิเล็กทรอนิกส์ (electronic warefare) เป็นการทำลายระบบคอมพิวเตอร์ ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์หยุดทำงานหรือการลบข้อมูลในหน่วยความจำ
2.6 ลอจิกบอมบ์ (logic bomb) เป็นการเขียนโปรแกรมโดยกำหนดเงื่อนไขเจาะจงไว้ล่วงหน้า เมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้นตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ โปรแกรมดังกล่าวจะทำงานทันทีไวรัสคอมพิวเตอร์
ไวรัสคอมพิวเตอร์ (computer virus) หมายถึง โปรแกรมที่เขียนขึ้นโดยมีความสามารถในการแพร่กระจายจากระบบคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังระบบคอมพิวเตอร์อื่นๆ ในการแพร่กระจายของไวรัสคอมพิวเตอร์จะแทรกตัวไปกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือข้อมูลหรือซ่อนตัวอยู่ในหน่วยความจำทั้งในหน่วยความจำหลักหรือหน่วยความจำสำรองก็ได้
ประเภทของไวรัสคอมพิวเตอร์
1. บู้ตเซกเตอร์ไวรัส (boot sector virus) คือ โปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวในตำแหน่งหน่วยความจำที่เรียกว่า บู้ตเซกเตอร์ไวรัส ตัวอย่างบู้ตเซกเตอร์ไวรัส ได้แก่ AntiCMOS, AntiEXE, Ripper, NYB (New York Boot) เป็นต้น
2. เมโมรี เรสซิเดนต์ ไวรัส (memory resident virus) คือ โปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวในตำแหน่งเมโมรี
3. แมคโคร ไวรัส (macro virus) แพร่ระบาดโดยเมื่อคำสั่งแมคโครใดที่มีโปรแกรมไวรัสแทรกตัวอยู่ถูกเรียกมาทำงาน โปรแกรมไวรัสนั้นจะถูกเรียกมาด้วย ตัวอย่างแมคโคร ไวรัส ได้แก่ Concept, Laroux เป็นต้น
4. ไฟล์ไวรัส (file virus) เป็นโปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวเข้าไปในเอกซ์ซิคิวเทเบิลไฟล์ (executable file) เมื่อโปรแกรมเหล่านี้ถูกเรียกมาทำงานในคอมพิวเตอร์ก็จะแพร่ไปยังโปรแกรมอื่นๆ
5. มัลติพาร์ไทต์ไวรัส (multipartite virus) เป็นไวรัสที่ผสมคุณสมบัติของบู้ตเซกเตอร์ไวรัส ไฟล์ไวรัส เข้าด้วยกัน
6. โปรแกรมกลุ่มอื่นที่เป็นภัยคุกคามเช่นเดียวกับโปรแกรมไวรัส เช่น ลอจิกบอมบ์ ม้าโทรจัน แรบบิต (rabbit) วอร์ม (worm) และอื่นๆ การป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์- ให้ใช้โปรแกรมจากแหล่งที่เชื่อถือได้เท่านั้น- ทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่เป็นเอกเทศ (stand alone) และไม่มีฮาร์ดดิสก์- ให้สำรองโปรแกรมที่ต้องใช้งาน และแฟ้มข้อมูล- ให้ใช้โปแกรมป้องกันไวรัส (anti virus) ตรวจจับไวรัสเป็นประจำ- ควรมีการสำรองโปรแกรมระบบในดิสเกตต์หรือซีดีรอมโดยเป็นแบบไม่ให้มีการเขียนซ้ำ (write protect)
การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
1. การกำหนดการใช้ข้อมูล การกำหนดการใช้ข้อมูล (identification) เป็นการกำหนดสิทธิ์และการได้รับอนุญาตให้ใช้ข้อมูล ได้แก่
1.1 การใช้บัตร (card) กุญแจ (key) หรือบัตรผ่านทาง (badge) เพื่อผ่านทางเข้าไปใช้ระบบหรือข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์
1.2 การใช้รหัสเพื่อเข้าสู่ระบบ เป็นการกำหนดรหัสเพื่อให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบอีกชั้นหนึ่ง
1.3 การใช้ลายเซ็นดิจิทัล (digital key) เป็นการรับรองเอกสารจากผู้ส่งไปยังผู้รับในระบบลายเซ็นดิจิทัล
1.4 การตรวจสอบผู้มีสิทธิ์ก่อนเข้าสู่ระบบ เช่น การอ่านลายนิ้วมือ การอ่านรูปทรงมือ การตรวจม่านตาหรือเรตินา (retina)
2. การเข้ารหัส การเข้ารหัส (encryption) เป็นกระบวนการเข้ารหัส (encode) ในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลโดยการแปลงเนื้อหาที่ปรากฏให้ไม่สามารถเข้าใจได้สำหรับผู้ลักลอบข้อมูลไป ทำให้ใช้ประโยชน์ไม่ได้ ข้อมูลที่เข้ารหัสจะต้องผ่านกระบวนการถอดรหัส (decryption) เพื่อถอดรหัส (decode) ให้เหมือนข้อความต้นฉบับ
3. การควบคุมในด้านต่างๆ
3.1 การควบคุมการเข้าถึงและเรียกใช้ข้อมูล (access control) เป็นการกำหนดระดับของสิทธิ์ในการเข้าถึงและเรียกใช้ข้อมูล
3.2 การควบคุมการตรวจสอบ (audit control)
3.3 การควบคุมคน (people control)
3.4 การควบคุมระบบคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ (physical facilities control)
4. การมีโปรแกรมเพื่อตรวจสอบและป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ (anti virus program) เป็นการติดตั้งโปรแกรมเพื่อตรวจสอบและป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ทันทีที่พบว่าดิสเกตต์ที่นำมาใช้มีไวรัสฝังตัวอยู่ หรือไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาจากเครือข่ายมีไวรัสติดมาด้วย
5. การจัดทำแผนรองรับกรณีเหตุร้ายหรือแผนฉุกเฉิน (disaster & recovery plan) เป็นแผนฉุกเฉินในการกู้คืนข้อมูล และแผนฉุกเฉินเพื่อแก้ปัญหาในระหว่างทำงาน