การบ้านครั้งที่ 1

1.จงอธิบายความหมายของสำนักงาน
ตอบ สำนักงาน หมายถึง สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ได้ อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน เพื่อโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ มีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง
2.การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง
ตอบ การจัดการสำนักงานให้ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 6 ประการ ดังนี้1.การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย- การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม- การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร- การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน- การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน- การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน- การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร- การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน- การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน2.การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้2.1 งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร2.2 งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค2.3 งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ3.การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุสำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ4.การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน5.การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน6.การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุ
3.การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง
ตอบ วางแผนการจัดการสถานที่และสภาพแวดล้อม
วางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับ-ส่งและจัดทำเอกสาร
วางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
วางแผนการจัดหาบุคลากร
วางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร
วางแผนการติดต่อสื่อสารภายใน-ภายนอกด้วยโทรศัพท์และโทรสาร
วางแผนการจัดซื้ออุปกรณ์ เครื่องใช้
วางแผนค่าใช้จ่ายภายในสำนักงาน


4.สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งของสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร
ตอบ สำนักงานควรตั้งอยู่ใกล้ร้านค้าหรือร้านอาหารสำหรับให้บริการแก่พนักงาน และควรตั้งอยู่ในเส้นทางคมนาคมที่สะดวก เพราะการเดินทางของพนักงานและผู้บริหารมายังสำนักงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก
5.เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง
ตอบ ระบบงานพิมพ์ งานด้านเอกสารต่างๆ เช่น พิมพ์แผ่นพับ หรือแบบฟอร์มต่างๆได้
ระบบโทรคมนาคม ระบบสื่อสารหลักการของสำนักงานคือ ระบบโทรศัพท์
ระบบส่งและจัดเก็บเอกสาร เช่น การจัดเก็บเอกสารในตู้เก็บเอกสาร
คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล งานส่วนใหญ่ที่ใช้คือ งานพิมพ์เอกสาร งานบันทึก และงานค้นหาข้อมูล
ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสารและประชาสัมพันธ์ที่แพร่หลายและมีประสิทธิภาพ
6.เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร
ตอบ-การจัดซื้อซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุก ๆ เรื่อง หรืออาจใช้วิธีเลือกจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรื่องที่มีผู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งานเช่นโปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Proshare) ซึ่งจะมีข้อดีในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย ตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จะดีกว่าการเลือกพัฒนาเอง แต่ข้อเสียที่พบคือ หากมีโปรแกรมจัดซื้อมากมายในหลายเรื่อง การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัสสัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ ต่างกัน เป็นต้น - ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ - การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา- ไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol)เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูลฯลฯ ผู้อื่น/หน่วยงานภายนอกที่ต้องติดต่อด้วยอาจใช้มาตรฐานต่างกัน - ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป - ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น(กรณี Virtual - Office Automation) - การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย - การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น ทั้งการตัดคำ การพิจารณาคำผิดฯลฯ - ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ

7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน
ตอบ
- ด้านการประมวลข้อมูล- การจัดทำสารสนเทศ- การประกอบวิชาชีพ- การสนับสนุนผู้บริหาร
8.สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง
ตอบ ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย ลดจำนวนคน ลดอุปกรณ์สื่อสารที่ไม่จำเป็น ลดจำนวนกระดาษ
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การจัดพิมพ์เอกสาร การดำเนินงานต่างๆ
ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว
ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ดี



9.การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง
ตอบ พัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมี 4 วิธี
1. การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ คือ การพิจารณาว่าจะดำเนินการพัฒนาในแบบใดดี ดำเนินการเองว่าจ้างที่ปรึกษา หรือจัดซื้อระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
2. การวางแผนการพัฒนา ทั้งทางด้านงบประมาณ การบวนการพัฒนาและกำลังคน
3.การพัฒนาและการจัดระบบสำสนกงานอัตโนมัติ คือการลงมือดำเนินการจัดสร้างระบบ การสั่งซื้อเครื่องมือและอุปกรณ์ การติดตั้งซอฟต์แวร์ ฯลฯ
4.การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน เป็นการตรวจสอบว่าการปฏิบัติงานที่จัดทำขึ้นบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด

10.ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
ตอบ 1. ปัญหาเวลาเรียนบางครั้งไม่เข้าใจในเนื้อหา ที่อาจารย์พูด แต่เมื่อได้กลับมาอ่านเอกสารที่รอบก็พอเข้าใจขึ้นมาบ้าง
2. ปัญหาที่บ้านไม่มีอินเตอร์เน็ตเวลาทำงาน + ส่งการบ้าน ทำให้ส่งงานช้า


11.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
ตอบ ใน ค.ส. 600 - 1832 ลูกคิด (อุปกรณ์ที่นับจีน),เครื่องบวกเลขโดยเครื่องจักร (Blaise Pascal),โทรเลข (Thomas Edison)ค.ส. 1847 - 1939ครื่องพิมพ์ดีด (Christopher Latham Sholes),โทรศัพท์ (เบล Graham อาเล็กซานเดอร์)อุปกรณ์การเขียนตามคำบอก,เครื่องคำนวณ (William S. Burroughs),เครื่องพิมพ์ดีดเกี่ยวกับไฟฟ้า (IBM),เครื่องจักรที่คำนวณอิเล็กโทรนิค Mark I-forerunner เป็นคอมพิวเตอร์ (Howard Aiken)จนมาถึงเครื่อง ENIAC คอมพิวเตอร์เครื่องแรก (J.presper Eckert Jr. และ John. Mauchly) ใน ค.ส. 1945ค.ส. 1949 - 1961 EDVAC เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับภานิชย์,UNIVAC I (U.S.),UNIVAC II,เครื่องพิมพ์ดีด (IBM)ค.ส. 1963 - 1971 Minicomputer (บริษัทอุปกรณ์ดิจิตอล, DEC),Microprocessor (Intel)ค.ส. 1972 - 1990s ระบบจอวีดีโอสำหรับการปฏิบัติคำ,ระบบแผ่นดิสเก็ตสำหรับการปฏิบัติคำ,Microcomputer (แอปเปิล),เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กโทรนิค (EXXON),IBM คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล, Voice Mail, networks, graphical user interfaces,แสงสีเสียง, smart products, เครื่องสื่อสารส่วนบุคคล